《新形势下的行政统筹驾驭与管控》

【课程时间】9月26-27日
【培训地点】广州
【培训费用】RMB4800元/人，会员10张票（含培训费、教材费、税费、茶点）
【课程对象】办公室主任、行政总监（行政部经理、副经理）；综合主管、会务主管、文秘管理师、总部事务人员；企业文化工作者、后勤人员

【课程背景】
1.新营商环境、后疫情时代、大数据时代，企业行政管理（办公室工作）形势和载体发生深刻变革，至少包括：混合办公常态化，远程与线下结合成为主流，灵活办公制度普及，管理层需重构团队协作与绩效评估体系；云计算与AI工具广泛应用，数据驱动决策取代经验判断以应对实时市场变化；会议形式革新，视频会议占比超60%，跨地域协同效率提升；与体制内的外联、公关、邀约等沟通难度加大；应急管理要求升级，需强化风险预警与应急响应机制。
2.行政是中枢神经，其统筹管理履职“经验大于理论，当下重于过去，防险重于完美”。现实工作中，时间不够用、细节记不住、琐碎令人烦、他人制约多、业绩难凸显、里外做人难……如何统筹增效，如何精准赋能，如何驾驭“常态与非常态”，需要与时俱进的实践和钻研。如果停留在“传统管理视角和教材主义、经验主义”里谈新时代办公协调与执行，必将落后于职场真实需求。既要讲规则，也要讲变通；既要搞定人财物，也要保护好自己。

【课程目标】
1.适应经管体系变革，顺应大数据潮流，传播行政管理新知，提升履职实践水平。
2.突破“只可意会”障碍，让“更可言传和前瞻性做法”为行政管理注入活力。
3.更新视角，重塑知识结构和技能实操技巧，促进履职能力得到快速提升。
4.统筹运用政策资源、AI及更多行政工具，提升效率，处理复杂矛盾问题。

课程大纲
第一讲、课程内容
新时期行政统筹再认知
（一）当前环境下行政管理的转型
*从对口服务型转为经管复合型
１.从管家型到枢纽型
２.从经验管理到科学管理
3.从被动执行到主动推进
(二)行政统筹的绩效价值
１.领导的助手、单位的管家、“社会活动家”
２.协调、优化、执行、服务
（三）行政管理工作的困扰及其应对
1.工作内容和效果的无形性
2.任务的被动性和突发性
3.外界对其管理效果评价的主观性
4.管理特征的政策性和协调性
*愿望与难题：VUCA-非常规领导力
(四)行政统筹管理的领域
1.硬件—办公环境、办公设施、后勤资源
2.软件—管理效率、工作流程、预见性管理
3.人员—工作心态、服务意识、习惯、个性
AI应用：最新行政管理要素与排序
（五）审视行政部门存在的价值
1.发现业务部门的需求-避免被边缘化
2.满足企业运作的核心需求－被高层依赖
3.创造企业和业务部门的需求－凸显自身价值
*新时代行政管理人员角色和履职要求
阶段目标：
1.帮助学员转变观念，用全新的角度审视行政管理。
2.了解行政统筹管理的领域，掌握新工作思路。

第二讲、行政事务运营的统筹管理
（一）事务性工作的统筹管理体系
1.建立管理法规
2.量化管理标准
3.制作点检工具
4.完善抽查记录
*新时代办公室管理机制创新
阶段目标：
开拓管理视野，掌握科学的管理机制。

（二）办公环境与用品的统筹管理
1.办公环境管理的特点和难点
繁杂、琐碎、重复性强
突发性、被动型
智能化管理的作用有局限
2.办公环境问题解决之道：
现代办公环境常规标准（7S管理）
办公现场安全防护管理要点
排除办公、交通、涉外等环节隐患
（1）如何保证管理的有效性
使任务可视化－除去感觉和经验导致的盲区
制作管理工具－降低检查和监督的成本
建立工作标准－保证执行过程的可操行性
（2）有效管理标准的特征
可衡量－能够量化到点
可检验－不能产生争议
可追溯－便于检查监督
（3）管理效果的检验
复杂的事情简单化
简单的工作流程化
让经验可以复制
降低对人的依赖
3.商务办公环境软装与绿植
办公室风水与工位管理逻辑
案例：阿里、华为等办公环境借鉴
阶段目标：
学会现代化办公环境管理，以最少的精力促进办公环境的优化净化美化。

（三）办公用品与智能化服务
互联网+时代的办公配备“两全”
办公用品与非典型条件保障
AI应用：办公用品配置标准
阶段目标：
助推办公用品合理管用和降本增效。

（四）其他行政事务的管理规范
1.饭堂管理规范与艺术（作业、卫生、安全、采购）
2.保安管理规范与艺术（培训、安全、工作标准）
3.公务车管理规范与艺术（车型、司机培训、考核）
4.前台管理规范与艺术（礼仪、标准化）
演练：办公室主任（行政人员）的礼仪表现
阶段目标：
快速处理复杂琐碎的行政事务，解决工作时间。

第三讲、会议策划、组织与效率提升
（一）会议策划组织与准备
会议召开的必要性、可行性分析和决定
会议成本与费用预算
会前准备：协调、通知、资料、设施用品等
主持人与主讲者准备：角色、职责、仪表、资料
AI应用：形成会议策划案
阶段目标：
如何进行会议策划，精准做好会前准备。

（二）典型会议组织策略
实用性、专业性会议工作流程
单位年会、综合性会议工作流程
大会筹备“六大专业技巧”（独家）
AI应用：会议现场文化设计
“互联网+”时代的会议模式
阶段目标：
把握典型会议的组织流程和关键点，用好新工具。

（三）会务礼仪与服务
领导座位排序密码（重点）
会议服务细节N个问题与防范
领导开会时，行政人员究竟该干什么？
阶段目标：
掌握作为排序技巧，把握资深行为定位。

（四）会后行政工作要点
记录者功能和胜任条件
会后扫尾的六大要点
会议事项执行、跟进与汇报
AI应用：生成会议纪要
阶段目标：
提高会议成效，高效生成会后资料。

第四讲、跨部门行政任务统筹驾驭
（一）行政沟通协调的困扰和难点
1.垂直指挥系统的作用有限，缺乏强制力
2.职能分工不合理，导致部门利益冲突
3.职权划分不清晰,有责任盲点或空白区
4.组织资源稀缺，导致无序竞争和掠夺
5.人性的弱点—尽可能把责任推给他人
（二）科学管理的思路与方法
1.科学代替经验，用清晰的流程避免责任的盲区
2.理性代替感性，用清晰的任务划分避免部门间推诿
3.高效率代替随意性，用重组和优化手段避免延误
＊平行部门责任界限与处理方式
阶段目标：
学习如何通过建立管理机制和硬管道来协调部门关系，有效配置资源。

（三）情景演练：
大型商务活动（如开工典礼）策划与统筹运作
1.前期调研、报批、决策与策划案形成
2.人员、费用、场地、时间等要素沟通与协调
3.领导、嘉宾服务要素的周详考虑与专题策划
4.领导会见与分角色安顿会见相关各色人等
5.音响、服务员、茶歇、文具等条件规范
……
＊调研力、策划力、组织力、执行力
【备选内容：企业年会统筹策划案】
分解任务－使大型任务变成每一项清晰具体的活动
制作工作包－明确各协作部门管理责任和资源配置
制作管理网络图－任完成时限和制约的关系清晰化
关键任务管理—保证监督检查和特殊问题统筹到位
阶段目标：
学会商务活动运筹策划和组织，处理好各种关系和细节问题。

第五讲、行政高效能沟通与协调
（一）构建企业的沟通网络—提升部门管理威信
1.建立清晰的管理系统－明确企业的汇报关系
2.健全正式沟通路线－保证信息的权威性和严肃性
3.建立正向的沟通渠道－传递公司的文化和管理主张
*新媒体环境、新制度体系下的沟通渠道与平台
（二）有效的对上沟通－获得领导信任
1.学会听懂上级说话，不要想当然
2.问好问题，了解领导的真正需求
3.有效表达，提高建议的采信率
4.积极互动，引导上级的正确思路
5.主动补台，适应不同上级的行为风格
6.严格职场操守，不参与办公室政治
7.承接任务三步骤
8.工作汇报四原则
9.接受指令五步法
*央国企（体制内）对上沟通的特点与艺术
阶段目标：
帮助学员找到提升部门管理威信的渠道和方法。
适应特殊职场特殊需求，改进对上沟通的方法，增强艺术性和实效性。

（三）有效的横向沟通－获得他人支持
1.用好非职务权力，增强个人影响力
2.分析对方的利益，启动对方需求
3.踩住对方的动力点，销售你的主张
4.了解并消除对方顾虑，促使对方参与
5.衡量双方优先级，找到最大公约数
*办公室项目（如办公室搬家、重要公关行为等）合作中的策划与沟通艺术
阶段目标：
沟通效率得以提升，利于牵头推进重点项目。

（四）行政催督办管理
1.立项、催办与“未办结”
2.督查督办工作的“四原则”“两制度”
3.催的艺术（如何催领导，催同级，催下级）
阶段目标：
提高催办督办效率和执行力

第六讲、行政管理典型案例和工具
课程内容总结与回顾